Jak ustawić odpowiedzi automatyczne w poczcie e-mail?

Trudno wyobrazić sobie naszą codzienność bez e-maili. To podstawowy kanał współczesnej komunikacji, bezspornie stanowi fundament marketingu i biznesu,  stale się rozwija i jest gotowy do automatyzacji. 

Automatyzacja – słowo klucz dzisiejszego wpisu. Tak zwany autoresponder, czyli „zwrotna odpowiedź automatyczna”  jest szczególnie ważna, biorąc pod uwagę, że spora liczba wysyłanych przez nas wiadomości e-mail to odpowiedzi typu „out of office” czy inne, generowane autonomicznie, bez naszego udziału. Kiedy takie wiadomości mogą Ci się przydać? Gdy jesteś w określonym czasie nieobecny w pracy lub przebywasz na urlopie etc.

Jak ustawić autoresponder? Skupimy się na najpopularniejszych klientach pocztowych.

Odpowiedzi automatyczne w programie Outlook

Opcje > Ustaw odpowiedzi automatyczne -> Następnie wybierz opcję Wysyłaj odpowiedzi automatycznie oraz (jeżeli wiadomość ma być wysyłana w konkretnym terminie) podajemy przedział czasowy:

Po ustawieniu zakresu dat i godzin, pamiętaj aby podać treść wiadomości.


W przypadku
nie zaznaczenia opcji -> Wysyłaj odpowiedzi tylko w następującym okresie, odpowiedź automatyczna będzie wysłana na do odwołania, tj.do momentu wybrania opcji -> Nie wysyłaj odpowiedzi automatycznych. Na koniec potwierdzamy klikając na -> Zapisz.

 

Odpowiedzi zwrotne Gmail

Wiadomości automatyczne w Thunderbirdzie

Napisz stosowną notkę jak nowy e-mail, klikając na zakładkę „Napisz”. Zawrzyj wszystkie niezbędne informacje (tj. imię i nazwisko, wyjaśnienie nieobecności, tytuł). Jeśli już napisałeś co ma się wyświetlić w wiadomości, to teraz wystarczy tylko zapisać wpisaną treść jako szablon, tak skomponowana informacja zwrotna powinna być wysyłana nadawcom jako autoresponder Thunderbird. Pamiętaj! Aby aktywować odpowiedni filtr, musisz również wybrać odpowiednią skrzynkę pocztową. Wybierz filtr, który chcesz aktywować, zaznaczając pole wyboru. Następnie po prostu zamknij menu. Gdy tylko będziesz ponownie dostępny, wyłącz filtr w tym menu, aby uniemożliwić Thunderbirdowi dalsze wysyłanie wiadomości automatycznych.

Screeny z wpisu pochodzą ze stron: support.google.com oraz support.microsoft.com.